Safety & Compliance Manager

Про компанію та роль:

Ми — німецький виробник генераторів, портативних зарядних станцій, садової техніки та автокомпонентів під брендом Konner & Sohnen®, присутній у 30+ країнах. Компанія двічі відзначена у рейтингу Forbes Diamonds (2023, 2025).

Основне мета ролі — вибудувати системний контроль документообігу, compliance-ризиків та готовності компанії до аудитів, банківських, податкових та внутрішніх перевірок.

Це роль для системної людини, яка вміє працювати з великим масивом документів, бачити ризики наперед і наводити порядок у процесах.

Основні завдання:

Документообіг та контроль документів:

Створення та ведення єдиного реєстру ключових документів: договорів, інвойсів, специфікацій, актів, сертифікатів, ліцензій, імпортно-експортної документації та документів щодо контрагентів.
Контроль наявності, актуальності та строків дії документів.
Контроль зберігання фінальних версій документів у визначеному місці.
Визначення та фіксація відповідальних за підготовку, погодження, підписання, зберігання та оновлення документів.
Ведення статусів документів та контроль дедлайнів.

Compliance та готовність до перевірок:

Контроль compliance-ризиків за міжнародними проєктами, ринками, контрагентами та платежами.
Контроль KYC, банківських та контрагентських документів.
Перевірка відповідності платежів договірній базі, інвойсам та погодженим умовам.
Забезпечення документальної готовності компаній групи до аудиту, банківських і податкових перевірок.
Виявлення та своєчасна ескалація документальних gaps і ризиків.

Договори, сертифікати та товарна документація:

Ведення реєстру договорів, контроль строків їх дії, додаткових угод, специфікацій та актів.
Контроль сертифікатів, ліцензій та інших дозвільних документів, необхідних для конкретних ринків, товарів і проєктів.
Контроль процесу отримання та продовження сертифікатів.
Координація відповідальних осіб, лабораторій, фабрик та інших учасників процесу.
Своєчасна ескалація ризиків, які можуть заблокувати постачання, продаж або вихід продукту на ринок.

Міжнародні проєкти:

Контроль документальної готовності ключових міжнародних проєктів.
Забезпечення прозорого розподілу відповідальності між учасниками процесу.
Контроль того, щоб за кожним проєктом були визначені відповідальні за комерційну, продуктову, документальну/compliance та логістичну частини.

Що потрібно буде зробити на старті:

Провести аудит поточного документообігу та виявити критичні gaps.
Побудувати єдиний реєстр ключових документів.
Визначити обов'язковий перелік документів та відповідальних за них.
Налаштувати контроль строків дії документів.
Вибудувати правила зберігання фінальних версій.
Запровадити зрозумілу звітність щодо документальних та compliance-ризиків.
Сформувати порядок ескалації проблемних питань.

Наш кандидат:

Має досвід у compliance, legal operations, document control, audit/internal control, ВЕД/імпорті-експорті, міжнародній торгівлі, banking compliance/KYC, contract administration або project/operations administration.
Розуміє логіку договорів, інвойсів, актів, специфікацій, сертифікатів та іншої операційної документації.
Системний, уважний до деталей та вміє працювати з великим обсягом інформації й дедлайнів.
Впевнено працює з Excel / Google Sheets.
Вміє взаємодіяти з різними підрозділами, контролювати виконання домовленостей
Уміє бачити та своєчасно ескалувати ризики.
Англійська B2/C1
Комфортно почувається в середовищі, де потрібно не просто підтримувати існуючі процеси, а будувати системну структуру.

Safety & Compliance Manager

About the Company and Role:
We are a German manufacturer of generators, portable power stations, garden equipment, and auto components under the Könner & Söhnen® brand, present in 30+ countries. The company has been recognized twice in the Forbes Diamonds ranking (2023, 2025).

The core purpose of this role is to build systematic control over document flow, compliance risks, and the company's readiness for audits, banking, tax, and internal inspections.

This is a role for a systematic person who can work with a large volume of documents, anticipate risks in advance, and bring order to processes.

Key Responsibilities:

Document Flow and Control:

Creating and maintaining a unified registry of key documents: contracts, invoices, specifications, acts, certificates, licenses, import-export documentation, and counterparty documents.
Monitoring the availability, relevance, and validity periods of documents.
Controlling the storage of final document versions in a designated location.
Defining and recording those responsible for preparing, approving, signing, storing, and updating documents.
Tracking document statuses and monitoring deadlines.

Compliance and Audit Readiness:

Monitoring compliance risks across international projects, markets, counterparties, and payments.
Overseeing KYC, banking, and counterparty documentation.
Verifying that payments align with the contractual basis, invoices, and agreed terms.
Ensuring documentary readiness of group companies for audits, banking, and tax inspections.
Identifying and promptly escalating documentary gaps and risks.

Contracts, Certificates, and Product Documentation:

Maintaining a contract registry, tracking validity periods, supplementary agreements, specifications, and acts.
Monitoring certificates, licenses, and other permits required for specific markets, products, and projects.
Overseeing the process of obtaining and renewing certificates.
Coordinating responsible individuals, laboratories, factories, and other process participants.
Promptly escalating risks that could block supply, sales, or product market entry.

International Projects:

Monitoring documentary readiness of key international projects.
Ensuring transparent distribution of responsibility among process participants.
Making sure each project has designated owners for commercial, product, documentary/compliance, and logistics components.

What Needs to Be Done at the Start:

Conduct an audit of current document flow and identify critical gaps.
Build a unified registry of key documents.
Define a mandatory list of documents and their responsible owners.
Set up control over document validity periods.
Establish rules for storing final versions.
Introduce clear reporting on documentary and compliance risks.
Establish an escalation process for problematic issues.

Our Candidate:

Has experience in compliance, legal operations, document control, audit/internal control, foreign economic activity/import-export, international trade, banking compliance/KYC, contract administration, or project/operations administration.
Understands the logic of contracts, invoices, acts, specifications, certificates, and other operational documentation.
Systematic, detail-oriented, and able to work with large volumes of information and deadlines.
Confident with Excel / Google Sheets.
Able to interact with different departments and control the execution of agreements.
Able to identify and promptly escalate risks.
English B2/C1.
Comfortable in an environment that requires not just maintaining existing processes, but building a systemic structure.

Dimax International Poland

Safety & Compliance Manager

About the Job